Minä jouduin etätöihin!

Sain pyynnön, että kävisin etätyöskentelyn suunnitteluun ja itsensä johtamiseen joitakin vinkkejä läpi, kun moni tuttavistani ovat aivan uuden tilanteen edessä, tehdessään nyt ihan ensimmäistä kertaa etätyötä. Mietittyäni hetken totesin, että todella monella on haastavat päivät ja viikot edessä, kun omat työt tulisi tehdä ja samalla huomioida etäopetuksessa olevat koululaiset ja heidän tarpeensa.

Etätyön perusteet

Maailmaa ja meitä ravisteleva poikkeustilanne on hiljentänyt työpaikat ja yhä isompi osa työntekijöistä on siirretty etätyöskentelemään kotiin. Osalle etätyö on normaali tapa tehdä töitä ja nämä henkilöt ovat tietysti paljon valveutuneempia, toimimaan ja heille siirtymä ei välttämättä aiheuta stressireaktioita tai paniikkia. Yrityksessä, jossa etätyö on arkinen toimintamalli, myös säännöt ja rutiinit ovat jo olemassa. Nyt ilman varoitusta, näitä taitoja tarvitaan jokaiselle työpaikalle ja useille työntekijöille.  

Etätyö on työntekijän ja työnantajan sopimukseen liittyvä työntekemisen muoto, ilman paikka sidonnaisuutta. Kuitenkin niin, että työaika on sama kuin fyysisessä työpäivässä ja töitä tehdään ns. normaalisti, ellei erikseen sovita jotain muuta. Jos työaikaan tai tulosvastuutehtäviin tehdään poikkeuksia, myös sopimuksen ehdot vaikuttavat palkkaukseen ja etuihin. Tästä toki voidaan työnantajan kanssa sopia ja tehdä ratkaisua tilanne sekä sopimuskohtaisesti. 

Etänä tehdessä haasteena on usein, myös kokeneille työn rytmittäminen sekä keskittymiskyvyn säilyttäminen, työkavereiden sosiaalinen puuttuminen ja vuorovaikutustilanteet. Etätyönä tehtävä työ, ei siis ole vähän ”vasemmalla kädellä” puuhastelua vaan täysi ammatillinen työpäivä. Etätyöhön liittyy siis olennaisesti työsopimuslain mukainen johto – ja valvontaoikeus sekä lukemattomat muut työsuhteen keskeiset ehdot.

Etätyö on merkittävä osa perheen ja työn yhteensovittamista (normaalioloissa) ja tätä valvotaan lainsäädännön toimin sekä uudella vuoden alusta tulleella työaikalain muutoksella.  Lisäksi tämä on osa yritysten laaja-alaista henkilöstöpolitikkaa, jossa suunnitelmien ja arvioiden kohteena on myös henkilöstön työhyvinvointi ja sen tukeminen.

Kotona tehtävän työn perusteet

Usein kotona tai itse valitussa paikassa tehtävät työt luokitellaan etätyöksi, joka on näissä tilanteissa väärä termi, eikä näin ollen etätyön säännöt päde. Kotona tehtävä työ perustuu yleisesti jonkinlaiseen yhteistyösopimukseen tai yrittäjyyteen, eikä näissä ole työsuhteesta, jota laki valvo.  

Kotona tehtävä työ, on tekijän itse suunniteltava, johdettava ja toteutettava – työnteon malli. Toki raameja tulee esim. projektien kestosta ja työn sisällöstä, mutta päivittäisen työn sisällön suunnitelmista alkaen sekä käytettävän ajan ja ajankohdan tekijä itse valitsee. Lisäksi työlle on kotona tai muussa valitussa paikassa, työskentelyä varten osoitettu tila. Toiset ovat aamuvirkkuja toiset haluavat työskennellä myöhään yöhön.

Toteutuksen vastuut ja taitovaatimukset

Etätyössä johto ja valvonta työn toteuttamisesta on lähiesimiehellä. Tämä edellyttää erityisesti niitä taitoja, jolla erilaisia ihmisiä tuetaan toimimaan ilman sitä fyysisistä läsnäoloa.Voidaan puhua etäjohtamistaidoista, eli keinoista miten huomioidaan yhteisöllisyys, tiedonkulku ja luottamus.

Työntekijän taitovaatimuksina voidaan pitää suunnittelun, itsensä johtamisen, tavoiteajattelun, viestinnän sekä hyvinvoinnin ylläpidon taitoja.

Kotona tehtävä työ, toteutetaan ilman valvontaa ja itsenäisesti. Ainoastaan ”työn tilaajalla” on mahdollisuus rajata työn kestoa tai sisältöä, kaikki muu on tekijän / palvelun tarjoan vastuulla. Joten tehtävän suorittamiseen tulee vastuista esim. päivittäisestä aikataulusta, työn sisällöllisestä suunnittelusta, itsensä johtamisesta ja motivoinnista, tavoitteista ja hyvinvoinnista sekä työn laadusta on tekijällä. Tästä kokonaisuudesta usein määräytyvät tulot ja valmiista työstä vasta saadaan korvaus.

Mitä tehdä, kun joutuu etätöihin

  1. Varaudu etätyön sopivalla työtilalla (ergonomia ja tietoturva)
  2. Sovi tarkkaan etätyön kesto ja sisältö (päivittäinen työaika, kirjallinen sopimus – lain mukaan)
  3. To do lista – mitä teet ja milloin (samat toimintaperiaatteet, kun työn suunnittelussa työpaikalla)
  4. Aikatauluta ja määritä tavoitteet (esim. päivä/viikko tai jaksoperusteisesti)
  5. Huolehdi viestinnästä, työkavereiden sekä esimiesten kanssa (esim. aikataulutettu nettipalaveri)
  6. Huolehdi jaksamisesta, pidä taukoja ja liiku sekä syö

Näillä kokemuksilla ja tiedoilla, voimme kehittää monia organisaatioita, joten kokemuksesta kannattaa pitää vaikka työpäiväkirjaa.

Itsensä johtamisen vinkkejä

Etätyöpäivä kannattaa aloittaa samalla tavalla, kun muutkin työpäivät. Työn suorittamista auttavat rutiinit etenkin silloin, kun itsensä johtaminen on haastavaa. Usein suositellaan, että tee vaikein homma ensin niin päiväsi paranee ja etätyössä tätä kannattaa kyllä suosia, ainakin siihen asti, kun etätyörutiinit ovat ns. hukassa ja etätyöpäivä tuntuu jo ennen aloitusta vaikealta.

  1. Pidä huoli, että työvälineet ovat kunnossa ja tarkista tehtävät työt esim. edellisenä päivänä.
  2. Muista myös kotona rajoittaa ääni hälyt, sillä ne saavat ajatukseni siirtymään, etkä pysy keskittyneenä
  3. Varmista, että sinulla on kaikki tarvittava tieto käytettävissä ja huolehdi, että viestinä toimii muiden ”jäsenien” kanssa ja että olette ns. samalla aikataululla linjoilla
  4. Mieti missä haluat työskennellä ja miten parhaiten pääset ns. työmoodiin, suosi rutiineja
  5. Pidä listaa toteutumisesta, eli huolehdi arvioinnista, mitä saat aikaiseksi (kotona on helppo haahuilla) ole siis oma-aloitteinen, mutta käytä työkavereitasi ja esimiestä apunasi

Mun valinta on kotona tehtävä työ

Työnmallit tulevat varmasti tämän kokemuksemme jälkeen muuttumaan, merkittävästi. Useammat alkavat miettiä työskentelyn vapautta, vapauden tuomia mahdollisuuksia ja omaa osaamista. Yksikään työpaikka ei ole enää turvallinen, kun meitä maailmanlaajuisesti koetellaan, joten tuskallisten vaiheiden jälkeen ja jopa aikana, usein innovoimme jotain uutta, kun huomaamme ettei se vanha malli ehkä enää toimikkaan tai tyydytä omia tarpeita.

Olen avannut oman tarinani useammassa eri blogissa Kouluttajan hommat kutsumuksena ja miten minusta tuli Ravintovalmentaja sekä matka suoramyynnin ammattilaiseksi ja toivon, että nämä tarjoavat myös sinulle lukijana ajatuksia, että kaikkea voi oppia ja muuttaa.

Heidi

Energiat ohjaavat

Onko olemassa oikea syytä, miksi teet tai jätät tekemättä?

Uusien asioiden äärellä ja valintatilanteessa, punnitsemme usein vaihtoehtoja, kysymyksen MIKSI kannalta. Etsimme siis syytä suunnitelmien, tavoitteiden ja unelmien taustalle. Ajatuksen tasolla pyrimme ”ruokkimaan” ja ”selittämään” itseämme aktiiviseksi sekä perustelemaan päätöstä tai valintaa, josta itse emme ole edes varmoja saati, että nämä joku muu ymmärtäisi. Elämämme on yhtä valintojen tekemistä ja niitä tehdessä päätöksemme perustuu varsin usein menneisiin kokemuksiin ja hallussa oleviin tietoihin, myös niihin vääriin. Usein tiedämme jo ennen ratkaisun tekemistä, että valittu ratkaisu ei tuo kaivattua muutosta, vaan pitää paikoillaan, silti sen teemme.

Jos katsoo itseään, itsensä ulkopuolelta – huomaa, että moni toimintatapa on rutiinia, eikä vaadi kovin paljon ponnisteluja onnistuakseen. Jos sallimme itsellemme ”päiväunelmat”, joissa elämämme on parempaan, helpompaa, rikkaampaan niin me helposti siirrämme ne ja puhumme itsellemme ”mutku”, ”eiku”, ”sitku” ja jatkamme muutoksia tekemättä.

Olemme oppineet koko elämämme ajan kotona, koulussa, ystäväpiirissä eli kaikkialla sosiaalisessa verkostossa, että unohda ”haihattelu” ja toimi juuri niin kuin sinun odotetaan toimivan. Kuitenkin tunnet että, se ”jokin”, aiheuttaa riittämättömyyttä, tyytymättömyyttä, ja ollaksesi onnellinen kaipaat jatkuvasti jotain, mutta se jokin, on niin kaukana, että et saa sitä kiinni.

Voisimmeko vain olla tekemättä ilman tuota MIKSIÄ?

Kuutelin tuossa joitakin päiviä sitten yhden hyvän elämän podcastin ja se jäi kummittelemaan ajatuksiiniEtsiessämme, kadotamme usein energiat, joka kuitenkin on liikkeelle paneva voima ja johon koko elämä perustuu. Olemme eläviä olentoja ja lähetämme sekä vastaanotamme jatkuvaa energiaa. Energiakenttämme ollessa tukossa, emme voi löytää hyviä ajatuksia, nähdä ja kuulla kauniita asioita tai tuntea sisäistä tai ulkopuolista rakkautta, mutta emme myöskään ymmärrä mistä tämä johtuu.

Energiakenttämme opettaa ja ohjaa, sisäisesti

Toistuvat viestit ja merkit ovat niitä, mihin tulisi kiinnittää huomioita, nämä viestit kumpuavat energiasta – kun haluat erilaiset olosuhteet, on hyvä tarkkailla ja kiinnittää huomioita, oikeisiin kysymyksiin – Mitä ja Miten. Meidän on oltava rohkeita ajattelemaan, tuntemaan ja ymmärtämään, että energiamme, ohjaa jokaista päivää. Sitoutumalla tähän hetkeen, saavutat ehkä eniten, sillä myös loputon ”juokseminen” unelmien perässä, saattaa tehdä meistä sokeita kaikelle kauniille, tässä ja nyt.

Haluatko ymmärtää, vanhat syyt vai mennä eteenpäin?

Useimmat meistä odottava sopivaa hetkeä, että voi toteuttaa omat haaveensa ja unelmansa, mutta sitä ihan täydellistä, ajankohtaa, ei koskaan tunnu löytyvän.

Minulla on tapana tehdä erilaisia kuvatauluja ja olen myös menneisyydestä irrottautunut itse näiden avulla. Olen käyttänyt tätä menetelmää, myös kouluttajana toimiessani, sillä monella osallistujalla on olemassa ”lukkoja” opiskeluun, tentteihin tai esiintymiseen liittyen. Menneisyyden kirjeeseen tai kuvatauluun voi siis vapaasi poimia, eri kokemuksia, tunteita, epäonnistumisia jne. kunhan muistaa, että teet tätä irti päästämiseksi (tiedän helpommin sanottu, kun tehty).

Joskus käy niin, ettei mikään kartta tai suunnitelma toimi ja silloin on syytä luovuttaa. Kysy itseltäsi kumpi on ratkaisuna kestävämpi, kiinni pitäminen vai irti päästäminen? Irti päästäminen ja luovuttaminen, vaatii paljon enemmän rohkeutta, kun roikkuminen energiaköyhissä tavoitteissa, jotka vain hyvin harvoin toteutuvat, sillä elämä on aina ja jatkuvasti siirtymistä eteenpäin. Nämä vapauttavat sinut ja mahdollistavat sinulle, uuden reitin ja energiasi palaa oikealle tasolle, sillä väkisin tehdystä matkasta ei nauti kukaan.

Energiakentän käyttöönotto

Eletystä elämästä tuo tähän päivään ja uuteen suunnitelmaasi ne tapahtumat ja tunteet, joista sinulle on jäänyt ihanat muistot, näitä tarvitset tukemaan tämänhetkistä energiakenttääsi.  

Tehdessäni ensimmäisen kirjeen, itselleni menneestä – huomasin, että matkaan on mahtunut paljon super ihania ajatuksia, hetkiä, tapahtumia, tunteita, mutta ne olivat jääneet tunnistamatta. Kuten tiedät, huominen syntyy tämän päivän valinnoista ja koska meillä on mahdollisuus tehdä valintoja, kannattaa tietysti tehdä niitä, jotka ovat itseäsi ajatellen parhaita.  Emme pysty suodattamaan kaikkia tunteita, eikä siihen ole mitään tarvetta, sillä elämään nämä kuuluvat ja on paljon parempi tuntea ne, kun yrittää niitä piilottaa tai haudata.

Pidä sisälläsi kiitollisuus, inspiraatio kutsuu sinua tekemään muutoksen ja muutosta tehdessä muuttuu oma energiasi sekä opituista tavoista ainakin osa. Mieti mitä sinulla on nyt ja mitä tulevaisuudessa, matkaa teet kaiken aikaa, mutta MITEN – on kysymys johon, jokainen voi vastata vain omalta osaltaan, sillä olet itseäsi vastassa, aina kun teet jonkin valinnan. Ala jo tänään elämään elämääsi, josta haaveilit ja unelmoit. Päästä irti, luovuta tai muuta matkasi suuntaa, miettien, että ne kaikki suunnitelmat, toiveet ja unelmat ovat jo totta sekä palkitse itsesi pienistäkin onnistumisista. Muista, ettei ylisuunnittelulla päästä mihinkään, joten laadi suunnitelma, miten (ei MIKSI) ja mitä teet, jotta pääset eteenpäin. Tavoitteet ja unelmat vaativat työtä, uskoa ja toivoa, ota ne arkeesi – älä siis selitä, vaan toteuta ja säilytä kirkas focus.

Heidi